Phòng họp

Thiết lập hệ thống sử dụng không gian chung trong công ty

Vị trí: CMS → Quản lý tài nguyên → Phòng chức năng

Thiết lập phòng họp

Chọn Quản lý phòng họp để thiết lập

Chọn Thêm phòng họp để thêm phòng họp mới hoặc mục chức năng ấn để sửa, để dừng hoạt hoặcđể kích hoạt lại phòng họp.

Khai báo thông tin phòng họp
Hoàn tất thêm phòng họp

Đặt phòng họp

Nhân viên sẽ đặt phòng họp tại ứng dụng ACheckin.

Vị trí: ACheckin --> Lịch họp --> Đặt phòng

Điền các thông tin về thời gian, Điền tóm tắt thông tin cuộc họp, thêm các thành viên tham gia và ấn Đặt Phòng.

Tuy nhiên, với một vài trường hợp đặc biệt, người quản lý có thể đặt phòng họp trên CMS bằng cách

Chọn Đặt lịch họp

Điền thông tin lịch họp và ấn đồng

Hoàn tất đặt lịch họp

Sửa cuộc họp

Người dùng có thể sửa các cuộc họp chưa diễn ra và do mình tạo trên ứng dụng và người quản lý có thể sửa ở cả App và CMS. Dưới đây là cách sửa cuộc họp trên CMS

Cách: 1

Click vào một cuộc cuộc họp bất kì, chưa diễn ra tên Calender Workspace CMS của bạn

Chọn Sửa cuộc họp

Cách 2:

Chọn tab "Thống kê"

Người dùng xem list cuộc họp, chọn cuộc họp chưa diễn ra muốn sửa thông tin bằng cách click vào text button "Sửa" như hình:

Người dùng có thể sửa tất cả các thông tin mong muốn, những trường có dấu (*) là trường bắt buộc.

Đối với cuộc họp không lặp lại, người dùng chỉ cần click "Sửa cuộc họp này" mọi thông tin được thay đổi được lưu và người tham gia họp cũng nhận được

Đối với cuộc họp trong chuỗi lặp, sau khi sửa xong, người dùng có các lựa chọn sau:

  • Sửa cuộc họp này: chỉ sửa đúng cuộc đang xem

  • Sửa các cuộc họp lặp: sửa cuộc họp đang xem và các cuộc họp lặp sau nó

  • Hủy bỏ: Thoát màn hình sửa, dữ liệu thay đổi không được lưu lại

Xóa cuộc họp

Người dùng có thể xóa các cuộc họp do chính mình tạo ra trên app. Admin có quyền xóa tất cả các cuộc họp chưa diễn ra trên CMS

Cách 1: Admin chọn một cuộc họp chưa diễn ra trên calendar CMS để xem thông tin cuộc họp, click "Xóa cuộc họp"

Cách 2: Admin chọn tab "Thống kê", lựa chọn cuộc họp chưa diễn ra cần xóa, click text button Xóa (giống chức năng "Sửa")

  • Đối với cuộc họp Không lặp lại: click "Xóa cuộc họp này" để xóa cuộc họp đang xem

  • Đối với cuộc họp lặp: chọn "Xóa cuộc họp này" để xóa cuộc họp đang xem; "Xóa các cuộc họp lặp": xóa cuộc họp đang xem và các cuộc họp lặp sau nó.

Xóa cuộc họp thành công

Xem thống kê, lọc cuộc họp

Chọn tab Thống kê như hình

Tại đây, người dùng sẽ xem được các cuộc họp đã đặt, được thống kê theo thứ tự từ mới nhất -> cũ nhất bao gồm các thông tin như sau

  • Người tạo

  • Tên cuộc họp

  • Thời gian họp

  • Thời lượng họp

  • Phòng họp (Địa điểm)

  • Số lượng người tham dự

  • Action: Sửa, xóa (xem các mục bên trên)

Người sử dụng có thể chọn xem thống kê cuộc họp theo phòng ban hoặc theo tên nhân viên. Bạn click tìm phòng ban hoặc nhập tên/staff id/email nhân viên vào khung, chọn khoảng thời gian muốn lọc và click button "Lọc" để ra kết quả như mong muốn.

Ngoài ra người dùng muốn xuất dữ liệu cuộc họp ra file excel cũng có thể chọn bộ lọc theo yêu cầu rồi click button "Xuất báo cáo theo dữ liệu đã lọc".