Thiết lập ca làm việc

Mỗi công ty sẽ có cách sắp xếp lịch làm việc khác nhau cho các phòng ban, nhân viên. ACheckin cung cấp giải pháp phù hợp với lịch làm việc hành chính, ca gãy, xoay ca,...

Vị trí: CMS → Quản lý nhân sự → Lịch làm việc → Danh sách ca làm việc

Thiết lập ca làm việc

Để tạo các ca khác nhau chọn Tạo ca mới

Điền các thông tin ca và nhân viên trong ca

Điền thông tin ca

Thêm nhân viên trong ca

Trong đó:

• Tên ca: Nhập tên ca muốn tạo.

• Mã ca: Mã của ca làm xuất hiện trong báo cáo chấm công và khi tạo danh sách nhân viên. Mã ca sẽ không đổi được sau khi đã tạo. (Lưy ý: Nhỏ hơn 50 ký tự)

• Khung giờ làm việc: Với mỗi ca sẽ có thể có 1 hoặc nhiều khung giờ làm việc khác nhau. Thiết lập thời gian mỗi khung giờ và tạo khung giờ mới (nếu cần)

• Ngày làm việc của ca: Ngày áp dụng ca làm việc đã thiết lập

• Lặp ca: Lựa chọn tần suất lặp lại của ca đó (Không lặp, Hàng tuần,...). Trong trường hợp chọn Không lặp thì cần thiết lập ngày hiệu lực của ca đó (lưu ý cần lớn hơn thời gian hiện tại).

• Nhân viên làm việc trong ca:

  • Nếu để trống thì không ai làm việc trong ca đó nhưng toàn bộ nhân viên trong workspace có thể đăng ký ca. Liên quan tới chức năng nhân viên chủ động đăng ký ca.

  • Nếu thêm mới nhóm hoặc nhân viên bất kỳ thì những người được chọn sẽ làm việc trong ca và chỉ họ mới đăng ký được ca, những người khác sẽ không thể đăng ký ca này.

• Tùy chỉnh nâng cao:

  • Đặt làm ca mặc định: Ca làm mặc định của tất cả nhân viên trong công ty

  • Checkin muộn, Checkout sớm: Chủ động config thời gian cho phép đi muộn về sớm mà vẫn tính đủ công của ca làm

  • Checkin sớm, checkout muộn: Không giới hạn thời gian hoặc giới hạn trong trường hợp nhân viên làm 2 ca liền nhau cần checkout ca trước mới được checkin ca sau.

  • Công làm: Hệ số công được tính khi hoàn thành checkin - checkout ca.

  • Yêu cầu Checkout trước khi sang ca mới: Nếu không tích chọn, nhân viên không cần Checkout khi kết thúc ca làm, mặc định thời gian Checkout là giờ kết thúc ca. Áp dụng trong trường hợp nhân viên làm liên tục 2 ca nối tiếp trong ngày.

  • Áp dụng cho ngày nghỉ lễ/ phép: Nếu tích chọn, ngày nghỉ lễ hoặc nghỉ phép vẫn có ca làm.

Thêm nhân viên làm việc theo ca

Thêm nhân viên số lượng lớn theo file mẫu

Chức năng cho phép thêm danh sách nhân viên ứng với các ngày, các ca khác nhau.

Tại màn hình Danh sách lịch làm việc chọn Nhập dữ liệu ca sau đó chọn Tải xuống dữ liệu mẫu

Điền các thông tin trong file tải về. Trong đó lưu ý:

• Giữ nguyên format, phông chữ, định dạng của các trường có sẵn trong.

• Trường Số điện thoại của nhân viên là bắt buộc. Và số điện thoại này phải có trên hệ thống.

• Ngoài 4 cột đầu là thông tin nhân viên, các cột tiếp theo là ứng với 1 ngày, thêm cột là thêm ngày.

• Ứng với mỗi ngày và nhân viên, điền thông tin Mã ca vào để thiết lập.

Ấn vào sheet Thông tin ca trong file để điền Tên ca và Mã ca. Thông tin này được sử dụng trong trường hợp đưa file cho nhân viên (hoặc người không có quyền vào CMS) để điền thông tin ca làm

Lưu ý: Nên copy Tên ca làm và Mã ca làm trong phần Danh sách lịch làm việc ở CMS vào Sheet Thông tin ca. Sau đó, copy mã ca ở sheet Thông tin ca vào từng ngày để xếp ca để tránh nhầm lẫn.

Sau khi chỉnh sửa file. Chọn Tải lên dữ liệu đã nhập để nhập vào hệ thống

Lưu ý: Có thể upload file ca chưa có trên hệ thống hoặc đã có.

• Ca chưa có trên hệ thống thì sẽ tự động sinh ca mới với tên, mã … theo file đã up. Có thể chỉnh sửa thông tin ca ở Danh sách ca làm việc theo mong muốn.

• Nhân viên có thể đăng ký nhiều ca trong ngày bằng cách ở cột điền mã ca thì mỗi mã ca cách nhau bằng dấu "," nếu có nhiều hơn 1 ca.

• Khi upload file ca vào hệ thống thì ca mới nhân viên đã đăng ký trong ca sẽ được áp dụng, toàn bộ ca cũ của ngày đó sẽ bị thay thế ca mới theo file đăng ký.

• Ngày nào nhân viên không đăng ký ca trong file trên thì sẽ hiểu là ngày hôm đó không phải ngày làm việc.

Khi hoàn tất thêm ca và thêm nhân viên, Danh sách ca làm việc sẽ hiển thị tất cả các ca đã tạo. Chọn Xem toàn bộ lịch làm việc để theo dõi lịch của toàn bộ nhân viên trong công ty.

Thêm ca làm việc vào từng ngày cho nhân viên

Cách này để thêm và chỉnh sửa thủ công cho từng nhân viên hoặc từng ngày bất kỳ khi có thay đổi trên CMS.

Tại màn hình Danh sách ca làm việc chọn Xem toàn bộ lịch làm việc

Chọn nhân viên và ngày mà muốn sửa (thêm ca, đổi ca, xóa ca) và chọn Thêm ca

Thêm ca làm việc cho từng nhân viên

Thay đổi thông tin ca làm

Thay đổi ca làm việc cho từng nhân viên

Được thêm, sửa, xóa ca cho nhân viên trong ngày nếu giờ hợp lệ (giờ ca đổi > giờ hiện tại)

Cách xếp ca dành cho nhân viên mới

Khi thêm nhân viên mới vào hệ thống, nhân viên mới trên chưa thuộc bất kỳ ca nào. Người quản trị/vận hành cần vào ca làm việc có chứa bộ phận của nhân viên, chọn sửa ca --> Nhân viên trong ca --> Thêm nhân viên vào ca --> Tìm kiếm tên/email nhân viên tích chọn --> Lưu thay đổi.

Phần bên trái là nhân viên không thuộc ca, muốn chọn nhân viên vào ca --> tích chọn --> ấn mũi tên chuyển sang bên phải và lưu thay đổi.

Phần bên phải là nhân viên thuộc ca, muốn xóa nhân viên đó khỏi ca --> tích chọn --> ấn mũi tên chuyển sang trái và lưu thay đổi.

Ví dụ: Bạn Đặng Mai Phương là nhân viên mới thuộc ca 8h30 - 18h hằng ngày. Để xếp ca cho bạn Phương, cần truy cập vào ca 8h30-18h hằng ngày, chọn để sửa ca --> Thêm nhân viên vào ca --> tìm kiếm "Đặng Mai Phương"/[e-mail] --> Tích chọn --> Lưu thay đổi.

Đăng ký và duyệt ca làm trên ứng dụng

Cách thức hoạt động

• Bước 1: Nhân viên - Chọn ngày để đăng ký/đổi ca/xoay ca trên ứng dụng

• Bước 2: Quản lý trực tiếp (leader) - Nhân được thông báo và có quyền Đồng ý hoặc Từ chối yêu cầu đó.

LƯU Ý

Đăng ký ca:

• Nhân viên có thể đăng ký ca cho nhiều ngày

• Khi nhân viên gửi đơn thì leader trực tiếp sẽ là người duyệt đơn.

Chỉnh sửa ca:

• Chỉ áp dụng theo ca sửa kể từ ngày hôm sau (ngày hôm sau kể từ hôm sửa).

• Các ca làm việc cũ vẫn sẽ theo config cũ, vẫn lưu trên hệ thống bình thường.

Xóa ca:

• Cho phép xoá ca làm việc đã tạo trên hệ thống.

• Vẫn lưu log những ngày làm việc của nhân viên theo ca của ngày trước đó.

• Ca sẽ được xoá kể từ ngày hôm sau.

Vị trí: Ứng dụng ACheckin → Lịch làm việc

Lưu ý: Để các ca có thể xuất hiện trong mục chọn ca của nhân viên thì khi tạo ca trên CMS cần để trống Nhân viên làm việc trong ca hoặc nhân viên hoặc nhóm nhân viên đó được thêm vào mục Nhân viên làm việc trong ca.

Hướng dẫn nhân viên đăng ký và thay đổi ca làm việc xem tại đây

Hướng dẫn quản lý duyệt đơn đăng ký và thay đổi ca xem tại đây

Hướng dẫn quản lý theo dõi các đơn Đăng ký/ Đổi/ Xoay ca làm việc xem tại đây