FAQ - Câu hỏi thường gặp

Có thể chụp QR Code để chấm công hộ được không?

• Không nếu trong trường hợp dùng cách chấm công bằng QR Code động. QR Code động thay đổi theo thời gian thực thế và chức năng hoạt động như mã OTP - One time Password. Ngoài ra để tránh trường hợp mã QR bị chụp lại thì định vị của nhân viên phải trùng khớp với định vị công ty thì mới có thể checkin. Phần mềm ACheckin còn hỗ trợ tính năng chụp ảnh lại khuôn mặt khi quét mã tại máy checkin giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả và tối ưu nhất.

• Có nếu dùng cách chấm công bằng QR Code tĩnh mà không thiết lập vị trí. Nếu đã thiết lập vị trí thì chỉ khi ở tại địa điểm đó mới chấm công được.

Vui lòng tham khảo các hình thức chấm công để tìm hiểu rõ hơn.

Giới thiệu phân hệ chấm công

Có thể checkin hộ bằng điện thoại khác được không?

Không. Vì mỗi nhân viên chỉ được checkin trên 1 thiết bị duy nhất. Nếu muốn thay đổi thiết bị thì cần nhà quản trị duyệt thiết bị đăng nhập.

Hướng dẫn xem tại đây.

Một nhân viên có thể ở nhiều workspace khác nhau không?

Có. Mỗi nhân viên được định danh theo số điện thoại. Một nhân viên có thể ở các workspace khác nhau và có thể chuyển đổi qua lại.

Làm thế nào để chuyển đổi workspace?

Nếu bạn thuộc từ 2 workspace trở lên, hãy mở Ứng dụng ACheckin, nhấn vào tên workspace ở phía trên bên trái màn hình. Sau đó chọn workspace khác mà bạn muốn truy cập.

Tại sao không cho tôi xóa nhân viên/công ty/phòng/ban?

Hiện tại, ACheckin đang không cho phép doanh nghiệp xóa nhân viên/công ty/ phòng/ ban khỏi hệ thống để tránh ảnh hưởng tới dữ liệu trong quá trình vận hành trong workspace. Tuy nhiên có thể thay đổi trạng thái thành Ngừng hoạt động đối với các dữ liệu trên.

Làm thế nào để xóa nhân viên khỏi hệ thống?

Bạn có thể chuyển trạng thái của nhân viên đó từ đang làm việc thành ngừng làm việc bằng cách

• Vị trí: CMS → Quản lý nhân sự → Nhân Viên

• Tìm và chọn tên nhân viên muốn xóa

Ở trường Đang làm việc --> Chuyển trạng thái từ Có thành Không. Trường Ngày thôi việc sẽ điền theo thời điểm đó.

Nhận mã OTP xác minh tài khoản?

Mã OTP sẽ được tự động gửi vào Số điện thoại mà bạn sử dụng để đăng ký với ACheckin. Nếu chưa nhận được mã OTP, vui lòng đợi từ 1-2 phút để nhận được mã OTP mới.

Nếu sau 10 phút bạn vẫn chưa nhận được mã, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline [phone]

Làm sao để đổi SĐT/email nhân viên khi nhập sai?

Nếu nhân viên chưa quét QR Code trong email mời tham gia để liên kết vào workspace. Người quản trị có thể tự thay đổi thông tin bằng cách

• Vị trí: CMS → Quản lý nhân sự → Nhân Viên.

• Tìm và chọn chi tiết nhân viên muốn thay đổi.

• Cập nhật lại email hoặc số điện thoại mới.

Giờ làm việc và khung giờ làm khác nhau thế nào?

Giờ làm việc là khung giờ hành chính cố định thường là 8 tiếng và áp dụng cho các khối văn phòng.

Khung giờ làm là giờ làm việc theo các ca khác nhau thường được áp dụng đối với nhân viên làm xoay ca, part-time hoặc có thời gian làm việc khác với khung giờ hàng chính.

Tôi không checkin được hoặc checkin hiện thông báo không hợp lệ?

Khi gặp tình trạng như vậy, có thể bạn đang gặp phải một trong các trường hợp sau:

• Bạn chưa thuộc workspace đó

Sau khi được mời vào workspace, nhân viên cần quét QR Code trong email mời tham gia được gửi tới email của mình để xác nhận tham gia. Trong trường hợp không nhận được email, nhân viên vui lòng liên hệ với người quản trị (HR/admin) của workspace đó để kiểm tra email đã chính xác hay chưa và để được hỗ trợ thay đổi.

• Mất kết nối mạng của thiết bị di động

Kiểm tra lại kết nối mạng của thiết bị di động. Chuyển sang wifi khác hoặc sử dụng 3G/4G để thử lại.

• Mất kết nối mạng của máy checkin

Kiểm tra lại kết nối mạng đối với thiết bị cài máy checkin đang sử dụng. Trong trường hợp này, việc mất kết nối dẫn đến sự cố không thẻ quét mã hoặc nhận được thông báo không hợp lệ.

Sau khi đã thử kiểm tra hai cách trên nhưng vẫn không thành công, bạn vui lòng liên hệ tới hotline [phone] để được hỗ trợ.

Làm sao để checkout?

Lần đầu quét QR code trong ngày sẽ được tính là checkin, những lần quét sau được tính là checkout và hệ thống ghi nhận lần cuối cùng quét là giờ tan ca của nhân viên.

Nếu nhân viên không/quên checkout thì sao?

Nếu nhân viên chưa checkout, hệ thống mặc định sẽ tính nửa lương cho ngày làm việc hôm đó. Trong trường hợp này, nhân viên sẽ báo phòng nhân sự để giải quyết theo đúng quy định nội bộ của từng công ty.

Nhân viên của tôi không nhận được mail mời?

Sau khi hoàn thành các bước mời nhân viên mà nhân viên không nhân được mail mời thì có thể do nhiều lý do khách quan. Bạn có thể sử dụng cách mời nhân viên vào hệ thống qua link.

Khi upload file nhân viên lên bị báo lỗi

Lỗi "Thông báo nhân viên đã có trên hệ thống"

Cách xử lý: Kiểm tra lại file

• Xem đã điền đúng, đủ theo định dạng file mẫu chưa

• Không được thêm người đã có trên hệ thống vào file nhân hay viên nên có khả năng thêm nhân viên đã có trên hệ thống. Trong trường hợp nhân viên đã nghỉ 1 thời gian và đi làm lại thì tìm theo tên nhân viên và thiết lập lại trường Đang làm việc thành Có.

Thông báo nhân viên ID ... có lỗi

Cách xử lý: Kiểm tra lại file

• Format của file. Lưu ý không thay đổi, chỉnh lại font chữ, căn lề hay màu sắc.

• Các trường ngày tháng cần giữ đúng định dạng dd/mm/yyyy.

Nhân viên quét QR Code hoặc ấn link mời tham gia rồi nhưng vẫn không vào được workspace?

Trường hợp này xảy ra khi quản trị viên bật chế độ kiểm duyệt tham gia workspace. Liên hệ với quản trị viên để duyệt.

Hướng dẫn duyệt nhân viên xem tại đây.

Tôi bị mất quyền vào CMS, khi vào không còn truy cập được những nội dung vận hành?

Nếu bạn vào CMS mà hiển thị như ở dưới đây thì có thể ai đó đã thay đổi quyền quản trị

Cách xử lý: Bạn thông báo với admin hoặc chủ sở hữu của trang CMS để thêm lại vào nhóm quản trị

Hướng dẫn thêm nhóm quản trị mới

Có thể in QR Code ra để checkin không?

Có. Nếu quy định của công ty cho phép checkin bằng QR Code tĩnh. Để thiết lập vui lòng xem hướng dẫn tại đây.

Máy checkin là gì?

Máy checkin là tên gọi chung hay còn là một thuật ngữ (định nghĩa) trong phần mềm ACheckin (KHÔNG phải thiết bị cứng). Các khách hàng tận dụng các thiết bị có sẵn để cài đặt làm máy checkin (có thể điện thoại, tablet hoặc máy tính). Để tiết kiệm chi phí phần cứng các workspace khi khởi tạo ACheckin đều được tặng 3 máy checkin, tương đương với quyền cài đặt trên 3 thiết bị/ trình duyệt khác nhau.

Màn hình máy checkin không hiển thị QR Code phải làm sao?

Kiểm tra lại kết nối mạng của máy, nếu mạng ổn định rồi cần xem lại version (phiên bản) cài đặt và tiến hành cài lại nếu version quá cũ. Ngoài ra, cũng cần kiểm tra lại thời gian trên thiết bị máy checkin đã cài đặt theo thời gian chuẩn quốc tế chưa. Để cài đặt giờ lại cho máy vui lòng xem hướng dẫn tại đây.

Tôi bị quên mật khẩu, làm sao để tạo mới?

Cách 1: Truy cập vào đường link acheckin.vn/register nhập Số điện thoại -> Tiếp theo -> Quên mật khẩu. Cách 2: Truy cập vào ứng dụng ACheckin chọn đăng xuất và nhập số điện thoại ban đầu -> Bấm quên mật khẩu để tạo mới.

Có thể phân quyền cho 2 người duyệt đơn cho cùng 1 phòng/ban/nhóm được không?

Không. Quyền duyệt đơn sẽ phân theo các cấp bậc, người duyệt đơn là leader trực tiếp gần nhất trong cây nhân sự, leader cấp nào duyệt nhân viên cấp đó. Các cấp bậc cao hơn chỉ theo dõi được chứ không duyệt được.

Sơ đồ nhân sự theo các cấp: Công ty -> Ban -> Phòng -> Team

Ví dụ:

• Trưởng Nhóm nhân sự - anh A

• Trưởng Phòng nhân sự - anh B

Thì anh B có quyền duyệt nhân viên trực tiếp làm dưới và anh A. Còn anh A chỉ được duyệt nhân viên của mình của mình.

Nhân viên tham gia workspace nhưng vẫn không checkin được?

Có thể bạn đang quét checkin từ màn hình cá nhân dẫn tới lỗi, cần chuyển qua màn hình workspace trước khi checkin.